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    【律所運營管理專題】特色秘書工作

    2018-01-04

    [摘要] 2017年11月4-5日,在天津,金諾律師事務所與上海律谷科技共同發起了第一期律所運營管理課程,旨在律師事務所行業中創建一個集管理者思想、管理者行為、管理者創新,管理者渠道為一體的管理者的互動交流平臺。

    鑒于上述,從本期開始,我們將陸續分享第一期課程的老師講課實錄,敬請關注。

    今天分享的是金諾律師事務所常穎穎的《特色秘書工作》

    部門年收入分析

    TOP榜:

    說到部門收入分析,在各行各業到年終的時候都會有這項工作,其目的就是想知道當年的業績情況及工作情況,再可根據當年情況調整下年工作計劃。

    我本次講的是從一個部門的角度去分析整年的收入情況,其目的是什么的,我們來看下這個TOP榜,這些TOP榜數據分析的目的,就是我們所得到的某些信息。

    具體我們依次來了解:

    TOP1:

    1、分析總額收入最高的客戶,我們當年為他們提供了哪些業務及服務,這些業務或服務是否可以推廣給其它類似類型的現有客戶。其實這就變相的增加了事務所收入新源;
    2、既然分析出值得推廣的業務,那么隨之下年度的推廣計劃內容也就有了。

    TOP2:

    剛剛我們講的是年收入總額排名第一的客戶,現在我們分析是常規服務的客戶平均費率最低的有哪些。我們要深度分析為什么這個客戶費率這么低!是不是我們日常的服務不夠密切,客戶對我們的了解不透徹,導致我們的合作機會變少?還是客戶認為一些業務律師做不了,找了其他的機構?這些都有可能。
    那我們要改善。怎么改善?我們要加強對此類客戶的日常維護溝通,定期向客戶推廣事務所新業務。讓客戶真正的了解我們的業務能力。從而促成我們以后的合作機會。

    TOP3:

    收費高的項目, 一航情況都是專業化的項目或針對客戶的要求專門為其定制的項目。
    通過這種分析,我們可以發現,即使是專業化項目的產品收費高,但當此類項目做一段時間后,也就轉為了普通業務。
    1、我們要增加客戶的粘度,來說服客戶為其做定制化服務;
    2、我們還要不斷的研發新的產品,然后向客戶推廣。

    TOP4:

    單純就是后續接收案件的收費依據

    TOP5:

    律師工作價值+年終考核依據:每個事務所年終頭疼的事就是評價律師以及獎金如何發放。就算評價完了,獎金也發了??赡芤矔腥苏J為自己獎金與付出不成正比。
    所以我們根據這些數據對律師的年度工作進行分析(工作量、辦案量及日常維護客戶情況等)。統計分析律師工作量即能體現律師的工作價值,又可為年終的考核提供有力的參考數據。
    為什么說調整工作安排呢?因為我們剛說的那種考核方式是對正常業務工作律師的規則;
    如果說安排這個律師做的業務是沒有營收的,但在事務所這個職務又是不能缺少的怎么辦?
    那就特事特辦,我們制定另一套考核方式。
    例如:一個做研發的律師,那我們 考核其在這一年中出了幾個研發成果,這些研究成果有哪些是可以推給客戶的。

    部門收入數據源:只要有了指定的數據,就可以分析你所想分析的目的(舉例TOP1);其實,數據源最核心的數據還是來源于工作單。只能你給客戶展示我們所為他做的工作的細項,客戶會更認可我們的工作成果。

    文件管理

    一、文件不歸檔問題

    1、律師工作很忙,沒時間處理。但當然也有律師對自己的文件進行歸檔整理的,但一人一個樣,所以即使做了這項工作,成果也不是不統一、不規范的。

    2、離職律師資料交接問題:我想在坐的各位主任們應該也有遇到過這樣情況的吧。律師離職了,但其所涉及的案件資料沒有進行交接或交接資料不完整。

    這種情況如有發生,首先客戶會對律師的服務質量存質疑。

    二、不歸檔問題對客戶及事務所的弊端

    在客戶來講,他是與事務所簽約,而不是與某一個律師簽約。所以假如當某一個律師離職了,客戶找事務所來要其負責的某個案件資料而事務所拿不出來時,那客戶會質疑我的服務質量,懷疑我們是不是一個好所、一個規范的所、一個可以值得他們所依賴的律師。

    對事務所來講,兩方面,首先,客戶來要資料,而我們又無法提供,這是在我們本次服務中出現了缺陷,我們會對客戶存在歉疚感;其次,在服務競爭優勢來講,這將成為我們的一個短板。

    三、規范文檔所能帶來的好處

    提升律師事務所業務收入,降低律師的煩雜類工作量,從而讓其更為專注的處理業務工作;有效進行風險防控,部門合伙人不定期抽查律師給客戶提供的法律文件的質量問題,為此進行把關;同時也是客戶和律師考核依據,既然對文檔進行了管理,就可以得出工作量數據,從而考核客戶及律師的參考數據。

    結語

    一個事務所要想規范、要想體現專業,就應該有一個統一的模式來進行文件管理。如配備專業人員來對它進行管理。

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