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    【律所運營管理專題】掙錢與花錢兩手抓兩手都要硬

    2018-01-11

    [摘要] 2017年11月4-5日,在天津,金諾律師事務所與上海律谷科技共同發起了第一期律所運營管理課程,旨在律師事務所行業中創建一個集管理者思想、管理者行為、管理者創新,管理者渠道為一體的管理者的互動交流平臺。

    鑒于上述,從本期開始,我們將陸續分享第一期課程的老師講課實錄,敬請關注。

    今天分享的是金諾律師事務所彭治斌的《掙錢與花錢兩手抓兩手都要硬》

    營業收入指的是我們對外開據的發票上扣除稅款后的部分。營業收入主要又包括了已收款和應收款。

    已收款,顧名思義就是已經收到的款項了,錢收到了大家就能把心放肚里了。那應收款呢?它是存有很多未知性的,客戶是否會按時支付?甚至是客戶是否還會支付?這里都是一個未知數,而且我們開據出去的發票已經事先墊付了稅款,如果客戶遲遲不付款,那我們有可能面臨著稅費的損失或者是要進行壞賬的處理。說白了就是一句話,開票再多收不回也是白瞎。

    只有應收款的及時回收才是確定最終收入的關鍵。而最終收入數據會直接影響到財務的各項核算。因此對應收款管理也是應該引起重視的一個問題。

    說到應收款的管理,首先,要從源頭抓起。

    那源頭是什么?就是開票!提到發票,在這里要跟大家多說兩句了。這兩年我們經歷不斷的稅制改革,對發票的要求也比過去更加嚴格了,而發票也是財務中非常重要的一部分,因為發票就是錢,無論是出錯了還是丟失了,那將會有真金白銀的損失!那發票那么重要,我們律師們甚至合伙人們是否都知道?如果律師給客戶開了發票放在自己手里一直沒給客戶,等客戶拿到時已經過了抵扣期,人家不收了要讓我們重開,這樣我們就等于白白多交了一次稅款。所以對律師普及相關財務知識是非常有必要的!

    好,現在我們回到剛講的應收款從開票時抓起。首先做為財務方面應該對一些常年客戶的付款情況有所掌握,對一些常年客戶應都有一定的了解,這樣就可以有重點的盯住某些客戶了。再有就是在開出發票時做好記錄,日后在進行催收或出現問題時直接去聯系案件負責人。

    在這里總結了小經驗就是看客戶性質,國企一般來說基本不會拖欠,但有可能付款時間拖得比較久,而且國企財務一層一層非常繁瑣,要求也多,因此開出的發票一定要及時提供給對方,千萬不要壓在手里,因為很多國企要求對應開票時間當月下賬。另外就是到年底開票時一定要和對方確認封賬時間,問清對方我們現在開出的發票是否可用,以免給日后帶來麻煩。

    大型外資企業和國企差不多,也是會受財務制度限制,付款時間比較久,一般都會有一個請款周期。我們可以根據以往的付款情況掌握他們的請款周期,如果超過一定時期遲遲未付款的,就要去提醒客戶了,是忘記付款了還是出現什么問題了。而且外企一般都是開的增值稅專用發票,會涉及一個抵扣問題,我們要考慮對方是否在抵扣期內可以付款。好在今年專票的抵扣期已經由原先的180天變成360天了,如果客戶在一年內都沒能付款那肯定是有問題了。

    問題最多的一般是私企,就要像之前說的提前做好記錄,以便日后進行催收。個人案件最好可以提前讓當事人支付全款或部分款項,根據付款金額開據發票,不要提前開據全額。

    接下來就是催收工作。

    其實我們第一步的工作做好了,第二步就會簡便很多,因為我們的催收目標已經很明確了。我們目前做的是盡可能每天將各部門開票及到賬情況提供給部門,在提供數據同時標明當前應收款,這樣就會讓部門隨時可以掌握自己的收款情況,也清楚的看到自己還有哪些款是沒有收回來的。

    每月在與部門核對收入時,同時發郵件提醒秘書及部長,注意本部門應收款。

    然后在每個季度時提醒部門該筆款已經三個月未付了,請提醒客戶進行付款,如果客戶有什么問題請及時溝通。

    再有就是在抵扣期臨近客戶還沒有付款時,就要引起重視了。這時候我們會將該發票開票信息及抵扣到期時間以郵件形式發給秘書及部長,讓主辦律師去聯系客戶,了解未付款原因,以及發票使用情況,看客戶方是否已經將該發票進行入賬或抵扣。如果未入賬抵扣,請客戶先將發票退回,待以后需要時重新開據。如果客戶方已經抵扣了,但這付款上還存在問題或不能準確說出付款時間的,那就請客戶方的財務進行沖銷申請,以便咱們可以將此發票進行沖紅處理。從而避免稅款的損失。

    說完掙錢我們再來說下花錢?;ㄥX上主要分為兩塊,對內花和對外花,我們先來講一個對外花的主要部分,活動組織。

    說到組織活動這個問題,真是看似簡單實際復雜,在組織過程中還要應對各類突發事件,這點在坐的凡是組織過活動的行政人員一定都是深有體會的。隨著一個企業不斷成長與進步,活動組織也不再是大家湊在一起吃吃喝喝一下的簡單聚會了。而是變得內容多樣化,主題化,最重要的還是活動的組織一定要有意義,并且產生好的作用。

    在這里想和大家聊一下的是我們所每年例行的大型集體活動組織。就是我們的所慶、旅游、年會。這雖然是三個完全不同的活動,但它們有一個共同點,那就是,都是要突出企業文化的活動!

    我們先來說一下所慶,一個企業要長遠發展的必然要求之一就是主動承擔社會責任。讓公益成為一種企業文化。因此我們會帶員工去泰達新血管醫院參觀,給那些貧困地區的先天心臟病患兒捐助手術費。我們會搞慈善拍賣,拍賣所得全部用于公益事業。充滿正能量的公益活動大大增強了員工的自豪感,同時促進企業的凝聚力與向心力。這樣的慶也就變得更加有意義。

    另外我們會讓大家自編自導自演一些節目,不僅給大家一個溝通交流合作的機會,也是給大家一個才能展示的機會,讓我們在歡笑之余更是訝異到原來我們的律師是那么的多才之藝,原來我們專業的不僅僅是法律業務。

    旅游活動的意義在于通過這種形式,使員工能勞逸結合,以更加飽滿的熱情、更好的狀態投入到今后的工作中。并且通過出游可以增進大家的關系,不同部門的人相互更加了解了,不熟悉的人也逐漸熟悉了,這對于增強企業的凝聚力是一個很好的機會,對企業文化是種有利的豐富,對促進工作也有一種隱形的作用。另外,旅游的組織最重要的一點就是要注重安全,目標地的選取,靠譜的旅行社,全理的行程都是缺一不可的。其次就要考慮吃、住、游的細節,以及考慮到對工作的合理安排問題。最后就是對突發的問題要有隨時應對的解決方式。

    年會也是企業一年一度的家庭盛會。借此機會讓大家一起分享一年來的收獲與成果,對過去一年的工作做一個總結,梳理,對未來一年做出展望。而對于員工來說,年會也是個放松的好機會,平日里上班不免要守規矩,但年會上可以充分展現個性。我們可以設置不同類型的年會,策劃表演來展示才藝,也可以組織趣味游戲放松身心,還可以觀看表演吃喝笑鬧??傊陼呐e辦是增進企業與員工的感情和互信的有效途徑,也是一種企業文化的建設。

    那總結一下集體活動的組織,主要就是前期先明確目標并制訂方案,后期依照流程逐步進行。無論前期與后期都要多考慮,多計劃,多仔細,事后還要多總結,總結出經驗以便日后可以做得更好。

    講完對內花的錢后我們再來說說對外花的錢。對外的花費同樣也是很多的,像包裝推廣、聯絡客戶等等的各類花銷等。今天主要講的來自于來訪接待及培訓服務方面。這些來訪者有可能是我們現在或是未來的客戶,也有可能是我們的同行,也有可能是我們的合作伙伴。而無論是對內還是對外的培訓活動同樣也是對我們自己的一種展示。因此接待是一項不可忽視的重要工作。

    在過去我們在這方面并沒有一個規范化的管理,這樣就會導致,提前預知的就準備充分些,各方面會考慮得比較周詳,而有些過于倉促的就沒能做好準備,以致有些環節會就被忽略。倉促的原因一般是第一次做接待或組織培訓的律師自己對接待流程也不是特別清楚,再有就是不同配合接待的服務人員也會有不同的接待方式。為此我們設計一個《所內接待及培訓需求與服務人員分配表》有了這個表格不僅讓我們的接待有一個規范性,同時解決了接待細節明確、服務人員分工明確的問題。

    這個表格能提示那些初次進行接待的律師及合伙人,我們可提供哪些接待服務,同時也提示該次服務人員需要在哪個時間點完成哪些工作,從而合理安排好自己的其它工作,這也是對我們工作效率的一種提升。而且當大家都知道這個表格后,也對接待有了一個認知,不會再像從前因為不知道接待都有什么流程,而到了接待當天才告知行政人員,導致準備匆忙,過程混亂,甚至是臨時抓不到可以服務的人員。

    那我們的接待有自己的一套模版了,那怎么才能讓來訪客人體會到我們的用心呢?那就要體現在每一個小細節上了。資料擺放的整齊度,飲品的切換,茶歇的準備,小禮品的準備等等,我們都是有一定標準與考量的。

    這里就拿我們的茶歇來舉個例子,大家都知道茶歇一般就是指水果,點心。那我們在這方面是怎么準備的呢?首先是讓我們看上去專業,雖然我們不是學酒店管理或餐飲的,但我們可以自豪的說我們切果盤擺糕點的水平絕對不低于五星級,而且我們會考慮每一次茶歇的情況從而進行不同的提供方式。

    例如:培訓活動或人員來訪較多的接待,一般會留有專門的茶歇時間,這樣我們就根據人數準備好水果切盤和糕點,在旁邊放好小盤和叉子僅客人自助取用。這里果盤準備是色彩豐富種類繁多的,而糕點則是上午以曲奇類的小點為主,下午則會比上午豐富,加入西點類,用天津話來說就是硬客的。為什么呢?只為一般大家早餐與午餐間隔時間較短,所以上午的茶點需求相對少一些。而從午餐到晚餐時間就較長了,中間的加餐自然就要豐盛些。

    那來訪客人較少或是來訪時間較短的情況下呢?這種一般不會有專門的茶歇時間,那我們可以準備一些應季的整果及小點進行分盤提供。讓來訪者可以一邊交流一邊享用茶歇。

    那茶點除了餅干類和蛋糕類我們還會準備其它嗎?那在什么情況下我們還會準備什么呢?那就是對待初次來津的外地客人,我們會準備一些天津特有的小吃,如麻花,栗子,栗羊羹,果仁張,津八件這類的茶點,好讓外地客人來品嘗一下天津的風味小吃。

    其實不僅在茶歇上,無論是在資料的擺放還是小禮品的準備等,我們都會有一定的標準與考量。在各種小細節上體現出我們的用心之處。

    今天要分享的內容就全部結束了。其實行政人員的職責就是處理好所內各項繁雜的行政事務,好讓合伙人和律師們可以更好的投入業務工作?;蛟S我們只是所內不起眼的一員,但也是所里不可缺少的一部分。

    我認為做為一名優秀的行政人員,我們也不應只是局限的去做某一項工作,而是要突破自己,在精通本職工作的同時更要做到樣樣拿手。

    因為不會做設計的財務不是好行政。

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