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    項目復盤術|正確方式記錄項目工作日志

    2017-03-13

    [摘要] 復盤:原是圍棋術語,是指把棋盤對弈過程還原并進行研討、分析的過程。用到企業管理中,是指總結過去的經驗,找到改進企業發展的更好方法。

    正確記錄的工作日志是項目全過程質量管理的重要依據,并為此為基礎來決定改變或改進工作的方法及流程。

    正確記錄的工作日志是承辦律師如何處理法律工作的總結,對一個有經驗的主辦律師來說,記錄本身就能提供處理法律問題的改進方法。

    正確記錄工作日志是項目復盤術之一,是把經驗轉化為能力的"底層邏輯"。

    正如我們前序的一篇公號文章:[3個公式告訴你,工作日志就是生產力]所分享,記錄工作日志的價值已然很清晰,但如何記錄,怎么記錄,怎么正確的記錄,這些問題在我們已使用工作日志記錄管理的團隊中已呈現出來,律谷小編在大量的項目實踐中發現,大量日志記錄非常寬泛,結果是日志相對于后續的經驗轉化價值力而言已毫無作用,所以我們將正確記錄日志的方法整理出來,在此與大家分享。

    項目復盤術

    項目復盤術

    正確記錄工作日志的管理解釋


    已經輸入背景信息的事務:
    收費狀態下的有效工作時間-計時收費方式:

    定義: 針對與客戶約定根據工作時間直接進行費用結算的已經輸入背景信息的事務(例如,事務費用結算方式為:納入常年法律顧問單位基本計費體系進行費用結算;按時間據實進行費用結算)。
    此方式下的有效工作時間的計算規則為,以實際工作時間和符合行業內通常水準所需的服務時間為基準計算出的有效率的工作時間。

    需要注意的事項包括: a. 在根據客戶特別要求外出(包括同城和異地)提供服務的情形下,往返路程所發生的全部實際交通時間亦將作為有效工作時間,因此需要提前與客戶聯系,告知計費規則,讓客戶確認由我們外出提供服務;

    b.在根據客戶特別要求進行加班、提供加急服務的情形下,我們有權根據實際情況另外加收30%的加急費用,因此針對客戶的緊急事務,需要提前與客戶聯系,告知計費規則,讓客戶確認由我們提供加班、加急服務;且工作日志簡要名稱中需要注明是加班、加急服務狀態,當然我們在出具賬單時,項目負責人可根據實際情況將此加班小時數進行減免收費。

    c.在根據客戶特別要求在同一時間提供多人有效服務的情形下,我們有權根據實際情況對同一時間進行多人累積計費,因此需要提前與客戶聯系,告知計費規則,讓客戶確認由我們提供多人累積計費的服務;

    d.計時收費方式下的有效工作時間與實際工作時間或者完全一致、或者比其少、或者比其多,這主要是因為還需要考慮符合行業內通常水準所需的服務時間,最終判斷的權利一般歸屬于團隊負責人或項目負責人等相關人員;例如,針對計時收費制作合同的某一項業務,項目負責人根據經驗判斷,法律服務行業內具備相應專業素質的人員需要花費5小時左右完成工作;實際事務處理中,若工作人員存在經驗不足、效率不高等因素,實際花費了9小時才完成工作,則有效工作時間只能記錄/審核為5小時左右;實際事務處理中,若工作人員得到事務所總結出的合同示范文本,實際只花費了2小時即完成了工作,則有效工作時間亦應當記錄/審核為5小時左右。

    已經輸入背景信息的事務:
    收費狀態下的有效工作時間- 其他收費方式:

    定義: 針對與客戶約定不采用計時收費方式而采用固定金額、標的比例、成功收費等方式進行費用結算的已經輸入背景信息的事務(例如,事務費用結算方式為:按固定金額進行費用結算;按標的比例進行費用結算;按成功收費進行費用結算;按其他方式進行費用結算)。
    此方式下的有效工作時間的計算規則為以實際工作時間為基準計算出的有效率的工作時間。

    需要注意的事項包括: 其他收費方式下的有效工作時間與實際工作時間或者完全一致、或者比其少、不可能比其多,這主要因為記錄的有效工作時間需要注重工作過程的效率性,明顯沒有效率的時間不應當記錄、低效率的時間應當打折記錄,最終判斷的權利一般歸屬于項目負責人或賬單簽發合伙人等相關人員。

    已經輸入背景信息的事務:
    不收費狀態下的有效工作時間:

    定義: 針對與客戶約定不進行費用結算的已經輸入背景信息的事務(例如,事務費用結算方式為:不進行費用結算)。
    此方式下的有效工作時間的計算規則為,以實際工作時間為基準計算出的有效率的工作時間。

    需要注意的事項包括: 不收費狀態下的有效工作時間與實際工作時間或者完全一致、或者比其少、不可能比其多,這主要因為記錄的有效工作時間需要注重工作過程的效率性,明顯沒有效率的時間不應當記錄、低效率的時間應當打折記錄,最終判斷的權利一般歸屬于團隊負責人或項目負責人等相關人員。

    已經輸入背景信息的事務:
    管理協調有效工作時間:

    定義: 針對各類已經輸入背景信息的事務,團隊負責人,項目負責人等相關人員以及其他必要的人員在工作團隊內部、部門內部、事務所內部進行管理協調所花費的有效率的工作時間。
    此方式下的有效工作時間的計算規則為,以實際工作時間為基準計算出的有效率的工作時間。

    需要注意的事項包括: 管理協調有效工作時間與實際工作時間或者完全一致、或者比其少、不可能比其多,這主要因為記錄的有效工作時間需要注重工作過程的效率性,明顯沒有效率的時間不應當記錄、低效率的時間應當打折記錄,最終判斷的權利一般歸屬于團隊負責人或項目負責人等相關人員。

    未輸入背景信息的事務:
    不收費狀態下的有效工作時間:

    定義: 針對與客戶約定不進行費用結算的未輸入背景信息的事務,主要指臨時、一次性發生且不計費的工作事務(例如,新客戶通過電話進行的初次業務咨詢等)。
    此方式下的有效工作時間的計算規則為,以實際工作時間為基準計算出的有效率的工作時間。

    需要注意的事項包括: 不收費狀態下的有效工作時間與實際工作時間或者完全一致、或者比其少、不可能比其多,這主要因為記錄的有效工作時間需要注重工作過程的效率性,明顯沒有效率的時間不應當記錄、低效率的時間應當打折記錄,最終判斷的權利一般歸屬于團隊負責人或項目負責人等相關人員。

    未輸入背景信息的事務:
    非工作事務所花費的時間:

    定義: 針對工作時間內發生的非工作事務,主要是指臨時、一次性發生的非工作事務(例如,工作時間內外出取私人物件等)。
    此方式下的時間不作為有效工作時間,計算規則為與實際花費時間完全一致。

    最后的話

    特別需要說明的是,上述內容是律谷科技和一些律師事務所一起總結的實踐經驗,可能更適合于團隊化組織結構及公司化組織結構下的律師事務所。限于律谷團隊的水平,一些觀點和方法未必全面,準確,但我們相信正確記錄工作日志是項目復盤術之一,是把經驗轉化為能力的"底層邏輯",對于律師事務所的管理者們,合伙人們在事務所管理,團隊管理,項目管理有一定的參考或借鑒意義。

    當然我們一直在倡導"制度先行,系統落地",一個好的管理制度或管理方法需要一套好的管理工具來執行,所以,我們開發了律師事務所法律服務網絡綜合信息管理系統,即IMS-PRO。

    了解更多 IMS-PRO,請與我們律谷商務聯系噢。

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