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    【業務秘書】了不起的工作單

    2017-11-28

    [摘要] 2017年11月4-5日,在天津,金諾律師事務所與上海律谷科技共同發起了第一期律所運營管理課程,旨在律師事務所行業中創建一個集管理者思想、管理者行為、管理者創新,管理者渠道為一體的管理者的互動交流平臺。

    鑒于上述,從本期開始,我們將陸續分享第一期課程的老師講課實錄,敬請關注。

    今天分享的是金諾律師事務所秘書孫巖的《了不起的工作單》,以下為孫巖老師的演講實錄節選。

    大家好,我是金諾律師事務所秘書孫巖,今天要跟大家分享的是了不起的工作單,工作單的統計、分析也是秘書工作中重要的一部分,工作單到底有多么了不起,為什么要記,接下來我們就從客戶、業務部門、律師三方面來談一談:

    客戶

    一、向客戶收費的依據--讓客戶感受到"物有所值"

    1、老客戶既漲錢又高興

    舉例:金諾服務的有一家長達十幾年的老客戶,在服務的前幾年沒有工作單時,顧問費從最初的10萬漲到了20萬,顧問費基本上每年都有漲,合作的也非常愉快,我們感覺很滿意,認為這是家優質客戶。2005年我們開始記錄工作單,通過工作單的統計發現為該客戶提供服務投入了三個骨干律師,工作量高達500小時??赡苁请S著客戶公司的規模不斷發展壯大,業務量的增加,我們服務這家客戶投入的工作量、律師數量也增加了,我們將統計的工作單拿給客戶,按照當時收費標準普通律師的費率是1200元/小時計算顧問費:1200元/小時*500小時=60萬元,這比我們顧問費20萬高出了40萬元,客戶也沒有想到律師為他們提供了這么多服務,客戶很認可我們的工作,但表示今年沒有這么多的預算,先付40萬,明年我們根據工作量再談。通過工作單的統計我們實現了顧問費翻倍增長,客戶通過工作單看到了律師的超額服務,讓他感覺物有所值。

    2、新客戶——促成簽約

    在新客戶方面,之所以說是新,是說我們從來沒有合作過,客戶對律師的工作習慣、節奏不了解,對我們服務的內容不理解,想要成功簽約要經過商談、談判的過程,在這個過程里面最重要的就是價錢,那我們依據什么去談報價呢?

    舉例:假如顧問最低收費6萬,一家處于發展初期的小型制造業企業,需要律師的服務,要求低顧問費,顧問費3萬元。這個顧問費低于最低收費標準了,那我們怎么辦呢,直接不簽嗎?根據我們服務過的類似客戶工作量統計,對這家客戶的工作量做一個預估,這類客戶的工作量一般在60小時左右,客戶覺得他們沒有那么多的工作量,我們根據這個客戶的需求特點,低起步客戶建議采用包小時的報價方式,3萬元包20小時的報價,費率1500元,這個3萬的顧問費看上去低于最低收費6萬了,但我們通過整包工作量的方式,我們的收費并不低。

    二、客戶的助手—法務的拐棍,再也離不開

    1、工作匯報

    年底很多企事業單位都會有年終總結,金諾每年也會為每一家客戶做年終工作匯報,內容一般包括:
    (1)年度整體工作量報告;
    (2)詳細報告案件進展情況;
    (3)提示法律風險防范建議;
    (4)新年度工作計劃等。

    這個匯報的第一點就是工作量的匯報,工作匯報中客戶想要看到什么,首先想看的就是一個總量,我們的工作量匯報包括:
    (1)工作單總量;
    (2)按業務種類細分顧問工作量、訴訟、非訴訟案件工作量;
    (3)按照律師等級細分高級合伙人、合伙人、主管律師、律師、律師助理工作量。

    我們將客戶的業務工作單按照工作內容細分,顧問一般可分為合同審議、起草文件、出具公函、培訓、咨詢、談判、房地產的收樓工作等方面,訴訟可分出庭、公函、證據準備等,按照分類篩選出每一類的工作單,分別列表計算工作量,可以用圖表匯總出來,更加直觀的看到律師的服務內容,使用律師情況,以便在新年度里更合理的使用律師的服務。

    舉例:顧問工作單按照內容分類:

    我們這樣一份工作匯報可以直接作為客戶法務的年終總結用,降低法務的工作量;平常與律師對接的往往是公司的法務,公司的老總一般不知道律師都為他做了什么,他通過法務年終總結可以直接看到律師的工作,有利于企業高層對金諾工作的認可,在支付律師費時也會更爽快。

    2、幫助客戶成功—拓寬眼界、新領域、新平臺、促成交易

    我們通過上面對客戶工作單內容分類分析,可以深挖客戶需求,了解客戶發展階段、近期發展動向等,根據客戶需求為其提供幫助?,F在都倡導資源共享,金諾也一樣,金諾目前有各種類型的顧問客戶三百多家,各種海內外平臺。在客戶管理上,對客戶進行細分,定期推送相關法律法規速遞、信息,相關行業動態,組織大、中、小型的研討會,比如PPP、混改等。我們在了解客戶需求的同時,我們可以對其進行前期導入,提供所需的資源,比如客戶要擴大規模,需要資金,那我們就為他推薦我們服務的客戶中做金融方面的,促成交易,幫助客戶成功,客戶業務拓展了,也有利于擴展我們的業務。

    業務部門

    一、部門人員、工作、績效管理

    怎么實現高效能的工作模式,合理分配工作,怎么平衡安排內部人員架構?工作單在這又能發揮什么樣的作用呢:
    1、分解任務指標
    2、儲備適合的人員
    3、產出高能工作

    公式:
    部門任務指標/平均費率=部門總工作小時
    部門總工作小時/年平均人員工作量=律師數量

    金諾各業務部門每年都有業務指標,比如說五百萬,那么我們把這個業務指標分解一下,五百萬需要多少業務小時,多少工作量,通過上面的計算公式我們得出要完成五百萬的指標我們需要的工作量,金諾規定律師每月工作量為不少于100小時,一年1200小時,可以計算出所需人數,這樣我們就根據工作量預估出來我們業務部門完成五百萬指標大概需要幾個人,那我們還要在細分一下這幾個人,都是律師,還是說其中要有律師助理,像田忌賽馬一樣,怎么組合產出最大化,我們用工作量分解出來的數據可以作為部長調整部門內部的人員架構,提高內部工作效率的決策依據之一。

    二、激勵律師工作、平衡內部工作量--給律師派活

    金諾是實行公司化管理,對工作量制定了考核制度,規定律師每個月工作量不少于100小時,行政人員80小時。律師平均日工作量=100小時/22工作日=4.5小時,把這個4.5小時作為一個基準。我一般三天查一次律師工作單,如果發現連續幾天記單量低于4.5小時,說明工作量不足,那怎么辦呢?業務部門一般同一時期在辦案件100件左右,每位律師在辦數量10件左右,每個案件由不同律師組成不同的項目組,我會根據每位律師在項目組里承擔的工作量的多少統一分配工作,給律師派活,這樣可以平衡內部律師的工作量。

    大家會有疑問,什么叫給律師派活呢,你作為一位秘書怎么給律師派活,我來跟大家解釋一下:
    以我們部門為例,目前顧問客戶數量30多家,每天需要審核的合同非常多,律師不能保證每天都在事務所里,要外出辦案、做項目,那怎么保證合同回復的時效性呢?我們請客戶將日常需要審核的合同都集中發送給部門秘書,由部門秘書根據合同緊急程度、律師時間、律師是否審核過等情況統一分配,這樣可以保證回復的及時性;秘書在接收到合同時,首先在系統中做利益沖突檢索,保證出具的律師意見無利益沖突;再對合同內容、模板進行大概的查看,盡量轉發給審核過該類型合同的律師審核,這樣可以避免同類型合同由不同律師審核出具意見不一致的情況。

    三、有效的客戶分析--誰是我們的VIP

    合作是雙方面的,客戶選擇律師,那么律師是否也可以選擇客戶呢?我們可以根據 :
    1、收費/工作量=費率
    2、律師的客戶描述(行業、發展狀態等)
    3、是否有可能深挖
    以上這些數據信息加權,最終決定誰是我們的VIP客戶,我們會給這樣的客戶更多的支持。

    律師個人--幫助律師成功的小捷徑

    一、律師時間管理

    什么是時間管理?時間管理是指通過事先規劃并運用一定的技巧、方法與工具實現對時間的靈活以及有效運用,從而實現個人或組織的既定目標。

    我們如何利用工作單幫助律師規劃好時間呢?

    下面是我對事務所里一位部長合伙人、律師、律師助理2016年工作單按照內容分類的餅狀圖:

    從餅狀圖可以很清晰的看到每個人每一類工作所占用的工作量,有利于律師合理的調配工作時間,高效工作。從圖中可以看到研究發展工作這類,三個圖相比助理這項工作占的比例反倒多了,這個就不太合理了,研究發展應該是更有經驗的合伙人、律師做的多些,我們通過工作量餅圖的分析,來幫助律師做時間規劃。

    二、個人費率

    怎么計算個人費率,在同等時間,在完成規定工作量的基礎上,律師承辦的所有案件收費總和/業務小時總量=個人費率。

    作用:
    (1)體現律師個人價值
    (2)評價律師的依據之一

    金諾的工作日志記錄工具應用實踐

    金諾的工作單是如何記錄的呢,金諾從2005年改制后應用律師管理系統、I WORKLAW,到現在的律谷科技的IMS PRO,至今已經有十幾年的時間,從最初的抗拒、不情愿記單到現在知道工作單的好處每天記。

    以下是金諾記錄工作日志的界面:

    同時我們還可以在手機端記錄工作單:

    金諾的工作單不是隨便記錄的,我們制定了詳細的記單標準:

    明確記錄工作小時的換算單位
    記錄工作小時的最小單位是0.1
    每頁——每張A4紙、宋體、小四字號、行距1.5
    具體標準如下:

    記單注意事項:
    1.人員稱謂的規范寫法:
    人員有職位的,應注明職位。
    (姓)(名)(職位)
    例:天津XXXXXX公司 郭書記 & 郭建躍書記
    人員無職位的,應以"先生"、"小姐"、"女士"稱謂。(姓)(名) (稱謂)
    例:天津XXXXXX公司 李先生 & 張小姐 & 王女士
    準確書寫"姓名",避免錯別字及"直呼其名"
    2.重記、漏記、記錯
    3.所務、業務混記
    4.大額時間記錄
    5.在途時間(減半計算)
    6.客戶的工作人員咨詢或請求辦理私人事情不能記到業務工作單中,應記到所務公共業務活動中
    7.自己學習不能計入【所務案件】的【研究發展工作】如果為客戶查詢資料或法律法規,可以記錄在客戶的案件里
    8.錯別字

    結語

    以上是我對工作單作用的分析,工作單的作用遠不止這些,讓我們一起記好工作單,挖掘工作單更多的作用,利用工作單更高效的工作。

    小編總結

    有人說,工作單就是律師的生產力,那么多人都想學記的工作單,今天毫無保留地告訴大家,這波安利就到這里。

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