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    【律所運營管理專題】超級秘書的利器——律師事務所文案處理及痕跡化管理

    2017-12-06

    [摘要] 2017年11月4-5日,在天津,金諾律師事務所與上海律谷科技共同發起了第一期律所運營管理課程,旨在律師事務所行業中創建一個集管理者思想、管理者行為、管理者創新,管理者渠道為一體的管理者的互動交流平臺。

    鑒于上述,從本期開始,我們將陸續分享第一期課程的老師講課實錄,敬請關注。

    今天分享的是金諾律師事務所的秘書張楊《超級秘書的利器——律師事務所文案處理及痕跡化管理》

    業務秘書張楊精煉10年工作經驗,為大家分享了金諾超級秘書的兩件利器——律師事務所文案處理及痕跡化管理。

    何謂"超級秘書"?

    能夠最迅速在客戶,事務所,律師間建立最有效鏈接的隱形后臺服務員。需要有最強吸收力、理解力、分析力、執行力,最強的智商和情商。

    何謂"律師事務所文案"?

    文案,原指放書的桌子,后來指在桌子上寫字的人。在現代,文案來源于廣告行業,由copy writer翻譯而來。也就是廣告文字撰稿人。而他們撰寫的文稿就叫廣告文案。所謂廣告文案是以語辭進行廣告信息內容表現的形式。延伸開來,律師事務所的產品是法律服務,因此我們可以將一切與提供和推廣法律服務相關的文件統稱為律師事務所文案。

    律師事務所文案處理的原則:一個宗旨:以客戶為核心,給客戶最佳的閱讀體驗;兩個重點:律師文書專業性/規范性 & 客戶閱讀習慣,兩者如何平衡?

    律所文案按照客戶(受眾)類型可分為:國企類、私企類、外企類、同行類;按照用途可分為:商務類、業務類、研發類。

    商務類

    投標書、法律服務方案、法律服務協議等文件的制作。以法律服務方案的制作為例,我們可以這樣做:

    第一步:上客戶官網,觀察網站的配色,了解客戶的行業特性,綜合客戶類型確定法律服務方案的設計配色; 第二步:設計封面、目錄、頁眉頁腳;
    第三步:用插入分隔符的方式對律師提供的文本進行版塊劃分(事務所簡介/榮譽、服務內容、團隊介紹、服務承諾、收費標準),視情況調整順序。是否要加照片/具體簡歷等。通篇快速瀏覽,補充遺漏信息,修正錯別字,重點檢查時間、年份、金額等重要信息是否正確;
    第四步:通篇排版:設置字體、字號、頁邊距、行距、段前段后、對齊方式…最后個別調整;
    第五步:針對版式檢查:檢查頁碼、縮小比例檢查整體排版;
    第六步:轉成PDF文件,將WORD和PDF文件一起E-mail給負責律師審閱,如無需修改,律師可將PDF版直接發給客戶;如需修改內容,建議律師在WORD版改完后轉成PDF文件發給客戶,好處:1、PDF閱讀體驗更佳;2、避免因軟件版本或終端不同使得文件格式發生錯亂。避免因客戶的誤操作改動文件。

    業務類

    律師函、法律意見書、盡職調查報告等文件的制作。以盡職調查報告的制作為例,文案要求是:主題明確、條理清晰、格式規整。由于其篇幅較長、層次分明的特點,在編輯排版時"項目符號"和"自動生成目錄"的使用尤為重要。

    研發類

    培訓課件、媒體推送文案等文件的制作。以培訓課件為例,制作幻燈片所使用到的工具有KEYNOTE/ PPT/WPS,課件的設計需要考慮:

    1、 受眾群體:客戶?同行?其他?
    2、 使用場合:公開演講?書面閱讀?自動播放?公開演講的字體小于24號可能就有觀眾看不清楚;但書面閱讀的字體放到12號都沒關系,而展臺上自動播放的PPT最好做成申奧宣傳片那樣酷;
    3、 文字OR圖片?
    具體的做法我曾分享過一個專題:《七步打造工作型PPT》,其中想強調一下六項設計原則(對齊、分離、留白、降噪、重復、對比),掌握這六個原則,可以讓你的版面看上去很專業,如果恰巧你有設計方面的天賦,美感又特別強,又何愁做不出好作品呢?

    如果你問我為何要在文案工作中下這么多工夫,精益求精,我的回答是:金諾,不僅僅是一家律師事務所,更是一個品牌。給我們的產品,也就是專業法律服務以精美的包裝,給客戶一種私人訂制的感受,這是我們所追求的,同時在不斷強化品牌風格的過程中,得到客戶的欣賞與認可,那我們還擔心收費上不去么?

    文案處理只是秘書工作的一小部分,我們還有其它業務及行政工作,同時事務所有規范的管理體制,如何在秘書的工作量與事務所的規范性管理之間取得平衡?這就需要用到另一個利器——痕跡化管理。

    痕跡化管理,是在各種管理工作過程中,從時間和管理內容方面,不留間隙或空白、死角的縝密的工作記錄。

    就好比在一個事件的每一個節點上按一顆圖釘,最后連起來就是一個完整的事件還原,痕跡化管理最大的優點就是通過查證保留下來的文字、圖片、實物、電子檔案等資料,可以有效復原已經發生了的事件??晒┤蘸蟛樽C。

    痕跡化管理的意義:取得最高的工作效率;
    痕跡化管理的核心:在事務所管理的規范性與秘書工作量之間取得平衡,痕跡化管理實施;

    以金諾案件管理流程中的合同和發票管理為例,每個節點都有記錄,有效的規避風險,方便回查,提高工作的時效性和準確性。

    小編總結

    技巧是服務于形式的,形式是服務于內容的,內容是服務于主題的,主題是服務于觀眾的。
    So,想讓文案成為有效溝通的利器嗎?
    歡迎約課!

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