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    【律所運營管理專題】秘書處,律師離不開的拐棍

    2017-12-21

    [摘要] 2017年11月4-5日,在天津,金諾律師事務所與上海律谷科技共同發起了第一期律所運營管理課程,旨在律師事務所行業中創建一個集管理者思想、管理者行為、管理者創新,管理者渠道為一體的管理者的互動交流平臺。

    鑒于上述,從本期開始,我們將陸續分享第一期課程的老師講課實錄,敬請關注。

    今天分享的是金諾律師事務所洪蕙的《秘書處,律師離不開的拐棍》

    拐棍,廣義上來講是指一種輔助行走的簡單器械,材質多種,木質的,鐵的、不銹鋼、鋁合金的、木質的……

    亦用于比喻,就是人生路上幫助自己的貴人。

    今天在這里,我提出的"律師離不開的拐棍"這個"拐棍:就是秘書處及其領導下的專業化分工的部門秘書。

    秘書處的設立及發展

    說到秘書,秘書是怎么來的?秘書都做哪些工作?每個律師事務所設立之初都會有秘書工作,只是有的律所秘書工作不聘用秘書來做,有的是由行政人員兼任、有的由律師助理兼任。

    1995年
    事務所成立的時候,秘書的工作是由前臺完成,十年期間歷經了前臺+行政+律師助理完成秘書工作。

    2005年
    金諾由提成制律師事務所改制成實行公司化管理的律師事務所,進行了部門專業化分工,成立了專業化部門。同時對秘書的使用及秘書工作內容進行了研究和分析,有了專業化的部門,秘書工作如果再由行政人員和律師助理兼任,不太適合。行政人員本身有自己的工作職責,兼任秘書工作則不能完全勝任,律師助理實習期僅 有一年時間,在這一年時間事務所希望律師助理能更投入到助理的工作,參與到具體業務之中,迅速成長,那律師助理兼任秘書工作也不可取。

    另外一個專業化分工的部門設置幾名秘書合適?一名秘書為幾名律師服務才能完成秘書工作?
    為了能做出一個合理的配置,經過多方面的討論和研究,我們得出結論:完全可以按專業化部門分工來設置部門秘書。我們完善各部門人員架構的同時也就完善了部門秘書的配置,形成一個專業化部門包含1名部長+3名律師+1名助理+1名部門秘書約6人建制的部門。事務所實行公司化管理即設立四個業務部門:業務一部(金融)、業務二部(房地產)、業務三部(外資)、業務四部(訴訟部),并招聘四名專業化部門秘書。

    那么下一個問題也隨之而來,專業化分工的部門秘書由誰來管理更有利事務所的發展?
    沒有專業化部門分工的時候,我們的秘書工作是由好幾個人共同完成,行政人員由行政經理管理,律師助理由合伙人管理,因此秘書工作也就不存在專人管理。在梳理了秘書的工作職責之后,我們認為部門秘書大量工作是協助部長進行工作,因此各部門秘書由其所在的專業部門部長直接 管理、安排工作更方便管理。

    2007年
    實行了2年的專業化部門秘書,發現了一些弊端:各部門秘書各自在部門內部單打獨斗,隨著事務所越來越多 的部門合作,秘書工作的統一化、規范化急需解決。為了把秘書工作管理規范化、統一化,同時完善事務所的管理,事務所決定成立秘書處,聘任秘書長。由秘書長來負責、統籌、安排秘書管理的工作。各業務部門秘書工作開始走上逐步規范、統一的道路。

    2017年
    隨著事務所的專業部門的迅速發展,秘書處的規模也日益壯大。截止目前,秘書處已經擁有秘書長及九名業務部門秘書。
    十年來,業務部門數量由4個增加到9個,每個部門的人員架構也逐步擴充到10人,有的部門甚至達到13人。隨著我們的秘書工作經驗越來越豐富,處理事務的能力逐漸增強,我們的部門秘書完全可以為現有部門結構的律師人數服務。秘書的工作內容和職責日益發生了變化,這在我9月份去香港交流的時候也發現了這個現象,香港律所的秘書,已經由最初的一個秘書服務于一個律師演變為一個秘書服務2-3名甚至更多的律師。據那邊的合伙人介紹,發生這種變化的根本原因是以前香港律師都是手寫法律文件,然后需要秘書逐一錄入打字。隨著辦公現代化的發展,現在越來的越多的律師已經不需要秘書來錄入手寫文件,都是自己直接使用電腦錄入,因此秘書這部分的工作內容也就逐漸取消,取而代之的是更多適應現在律師的風格的工作職責以及協助律師的人員數量增加。我們的秘書處在這10年里,已經實現了秘書工作規范化、統一化。

    秘書處的地位

    秘書處是事務所與各業務部門聯系的橋梁和紐帶,為客戶與事務所之間搭建了順暢的溝通渠道。

    因此我們說秘書處是律師和事務所離不開的拐棍,是事務所不可或缺的特色職能部門之一。

    秘書處的重要作用

    ● 解決秘書工作單一化,將秘書工作進行規范化、統一化,完善事務所的管理;
    ● 指導、安排部門秘書在部門內做好上傳下達和輔助實施工作,讓秘書工作有序化。
    ● 在一定程度上為穩定律師業務領域、促進業務發展發揮作用。
    ● 有效地協助推動事務所的管理工作,最大限度地解放合伙人、部長、律師和助理,提高事務所的生產力,發揮了秘書 人員的職能作用。

    秘書處的管理機制

    金諾的秘書處的特色在于秘書處實行的是"秘書雙重管理機制"。

    所謂雙重管理,即秘書長管理秘書統一化、規范化的工作;業務部門部長管理秘書部門業務個性化的工作。秘書長管理為主,業務部長管理為輔,二者相輔相成。

    為什么要采用雙重管理?是因為單方面管理存在著一定的問題。如果直接由業務部長管理,一是事務所不能全面掌握部門秘書的工作和部門情況,部長的工作重點還是與業務相關的工作及研發,對于秘書的管理會顧及不到;二是部門秘書各自的工作,因部門專業化分工不同,秘書工作內容也不同,但是也有共同事務,在處理共同事務性工作和文件上,處理方式和制作的文件模版花樣百出,沒有統一的標準和規范,讓部長平時去留意其他部門秘書工作方式、工作方法、工作文件模版也不盡可能;如果秘書長單方面管理,秘書長對于專業化部門秘書各自的特色工作情況無法獲悉,只有部長了解的最全面;因此,只有秘書處采用"雙重管理"機制才能解決這些問題;也只有實行了雙重管理,才能更加客觀、公平、全面的完成秘書的考核和激勵。

    采取的考核方法是每月評價與年終評價相結合方式。

    激勵及獎勵機制包括秘書處獎勵、平衡獎勵及專業化部門完成任務的超額獎勵。

    秘書處成員的角色定位及職能特點

    秘書角色及其職能特點

    秘書長領導下的部門秘書,分別派到各業務部門進行工作。在實踐中由于每個業務部門的專業業務相同,決定了部門秘書角色的多樣性;又由于部門業務工作的復雜性決定了部門秘書工作職能特點存在個性化。

    秘書長角色

    秘書長由合伙人事務秘書兼任,作為秘書處的管理人員,組織、協調、培訓、管理各部門秘書的工作,同時也承擔著事務所的合同管理、檔案管理工作。部門秘書的角色和智能特點,在秘書長的工作中也有體現。在秘書處實現工作規范化、統一化的過程中,無不體現出秘書長作為部門管理者的角色。

    秘書處的工作職責及崗位職責

    秘書處在2007年成立之初所包含的工作職責僅有工作單統計、各類信息的搜集整理及上傳、其他行政類工作。

    隨著事務所規模的擴大,我們內部的工作系統不斷地升級,秘書處的工作職責也在不斷擴大, 主要包括:業務合同和業務檔案的統一化、規范化管理;對業務部門提供業務進程、客戶關系、人力、財務、市場推廣等全方位的工作支持。

    根據崗位不同,所對應的工作職責亦會不同:

    部門秘書的崗位職責

    事務所背景支持部門即事業發展部的110項工作中涉及秘書工作十個大類,每個類別里有包含若干項具體工作。每一個部門秘書的工作個性化不盡相同,就其共性的工作職責,主要分為五類:

    (1)與律師業務、客戶有關的工作職責:
    負責部門文檔管理(書面、電子);潛在客戶開發線索&新增、歷史客戶申報匯總、上報;協助制作、整理、匯總、上報投標文件;向客戶提供的工作單、工作匯報整理、簽約合同;立案、合同信息的錄入、結案歸檔;文本編輯、校對。

    (2)與部門財務相關的工作職責:
    開票、催收、收入核對、節點提醒;部門及部門律師各項費用的報銷、發放工作。

    (3)與部門人事相關的工作職責:
    部門人員的考勤、入職培訓、離職交接單的完成。

    (4)與部門建設相關的工作職責:
    部門日常行政事務;協助部長做好部門建設、團隊建設;部門各項活動的組織,本著增強部門凝聚力的原則出發,協助部長完成部門各項活動的組織:部門旅游、對內對外的培訓。

    (5)與市場推廣運營有關的工作職責:
    與市場推廣相關的涉及部門各類信息收集、匯總、上報;事務所公共(業務)活動的支持,貫穿活動的始終。

    秘書長崗位職責

    秘書長首要的工作職責就是指導、監督、考核秘書工作。另外還有對業務合同和業務檔案的集中統一管理。

    合同、檔案的管理究竟由誰來管理最合適?律師?秘書?秘書長?

    合同的重要性:是事務所與客戶之間業務往來的重要依據;是事務所業務管理、知識管理的重要組成部分。

    合同管理逐步實現統一化、規范化的進程:

    第一階段:合同原件未結案之前存放在案卷袋中,一個案子多個律師接觸,案卷袋在哪個律師手中合同就在誰的手中;這種保管方式存在漏洞,律師丟三落四,不歸卷、不整理案卷,合同總也找不到。因合同保管人員的不確定性,導致合同原件的查找困難以及可能丟失,提高了事務所的合同風險。

    第二階段:有了部門秘書,我們采取了合同原件由秘書統一保管,這樣有效解決了合同保管人員的不確定性和可能丟失問題,部門秘書在結案歸檔的時候直接將合同放入檔案中,但是實行起來我們又發現部門秘書分別各自保管不利于部門之間的統一化、規范化管理,比如這個部門律師要借那個部門的合同,投標的時候需要好幾個部門的合同參與投標。

    第三階段:2014年,配合事務所的管理系統,在合同管理上我們又有了更高的要求。在這個階段我們采取了合同原件由秘書長統一保管,實現了合同管理統一化、系統化:律師收到雙方蓋章的合同=>部門秘書在系統錄入合同信息、掃描=>秘書長核對系統合同信息、上傳、保管=>歸檔的時候放入檔案中,實現合同檔案合并化。=>合同借閱及歸還 合同統一管理能解決的問題:減少合同丟失的風險;提高財務結算;促進客戶維護檔案的重要性:
    ? 能夠很好體現辦案人員在整個案件中所做的工作,能清晰地反映他對案件的判斷和分析;
    ? 能完整地再現案件的主要事實;是研究案件案情,評價案件的第一手材料;
    ? 為后來的法律工作者提供參考資料;是律師事務所進行案件管理、知識管理的重要組成部分

    事務所的檔案也是逐步實現了統一化、規范化管理,檔案管理歷程也是分為三個階段:

    第一階段:最初事務所的檔案管理可以簡單的說幾乎沒有管理,律師和助理對檔案管理也沒有足夠的重視,認為案子做完工作就結束了,有的負責的會把裝一些紙質材料的檔案袋提交,案卷的順序、完整性、小結、合同這些是否全不會去考慮,有的案子辦完了直接就沒有材料,這對于事務所來講案件材料就流失了。

    第二階段:為了避免這些問題,有了專業化部門秘書后,我們將檔案工作交給了秘書,律師結案,秘書裝訂歸檔,一定程度了解決了案卷材料的流失,提高了案件歸檔效率;由于部門秘書各自在部門,案卷的整理、裝訂方式不一,檔案存放具體位置各自不是很清楚,部門之間的借閱、管理依靠各部門秘書很難完成。

    第三階段:隨著事務所新的管理系統的引入,為了進一步實現檔案管理統一化和規范化,配合事務所管理系統的檔案管理部分,實行了秘書長進行檔案管理,統一進行檔案管理各階段的工作:由律師提交結案申請,上傳結案電子版材料,紙質版材料交由秘書,秘書將檔案所需的各階段制止文件督促律師補充完整后裝訂、提交秘書長,秘書長則核查裝訂好的檔案=>檔案編號=>保管=>借閱與歸還。

    檔案的統一化、規范化管理,解決了律師完成案件及時歸檔的效率、降低事務所檔案的流失率、極大限度地方便律師借閱,提供參考和學習的資料;為客戶提供完整的案卷資料提供,利于客戶關系的維護。

    秘書處人員具備的基本工作技能

    ? 掌握一定的法律知識(工作內容涉及專業方面的工作內容,需要具備相應的初步的法律知識)
    ? 較強的表達能力和協調、溝通能力(協調、信息傳遞都需要)
    ? 良好的文字處理能力(協助處理各類文件需要)
    ? 敏銳的判斷力和快速應變的能力(應對任何突發事件的處理)

    小結

    我們的秘書處成員除了具備上述的這些共性的基本技能,在專業化部門工作時間長了,她們各自還積累了其他個性化工作技能和工作經驗,這次的課程我們的專業秘書也會和大家一起來分享她們的工作經驗和工作技能。

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